I - MỤC ĐÍCH:

- Quản lý được việc sử dụng văn phòng phẩm trong công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm.

II – PHẠM VI:

- Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty .

III – ĐỊNH NGHĨA:

- VPP: “văn phòng phẩm”

IV – NỘI DUNG:

1. Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm:

- Bảng tiêu chuẩn các loại văn phòng phẩm theo mẫu HC – 10 – BM01 đính kèm quy trình này.

- Tất cả các loại văn phòng phẩm được sử dụng chung tiêu chuẩn không phân biệt các chức danh, trừ các loại văn phòng phẩm được phân cấp như như dưới đây.

- Đối với các chức danh quản lý hoặc chuyên viên quan trọng, thì ngoài các loại văn phòng phẩm chung trên đây, các loại viết, sổ công tác được quy định với giá trị mua/đơn vị như sau.

2. Định mức sử dụng:

- Mỗi loại VPP phải có định mức sử dụng. Phòng HC lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.

- Hàng quý, Phòng HC có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng HC cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.

- Định mức sử dụng văn phòng phẩm được quy định theo mẫu: HC – 10 – BM02.

3. Quy trình cấp phát.

- Vào ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP của tháng sau theo biểu mẫu: HC – 10 – BM03, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HC xem xét.

- Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng tổng hợp tất cả các bảng đề xuất và làm bảng tổng hợp thì chuyển BGĐ duyệt.

- Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.

- VPP được mua làm 01 lần, mức tồn kho quy định là 20 % mức duyệt mua

- Việc cấp phát thực hiện từ ngày 01 – ngày 05 của tháng. Sau khi nhận VPP và kiểm tra xong thì người nhận VPP ký tên vào biên bản cấp phát mã số: HC – 10 – BM04.

4. Cấp phát đột xuất:

- Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu: HC – 10 – BM05, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HC xem xét.

- Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.

- Đối với các loại VPP không có trong danh mục tiêu chuẩn thì người đề nghị phải đưa ra tiêu chuẩn, phòng HC chịu trách nhiệm kiểm tra và trình GD xem xét (và cập nhật vào danh mục VPP của công ty).

- Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.

- VPP được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp phát cũng phải ký nhận vào thẻ kho.

5. Quản lý và sử dụng VPP:

- CNV được cấp phát VPP phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.

- Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP của CNV trực thuộc.

- Phòng HC có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %.

Xem thêm chi tiết tại: quản trị hành chính văn phòng

V. Phụ Lục:

1. Bảng tiêu chuẩn văn phòng phẩm - mã số: HC – 10 – BM01

2. Bảng định mức văn phòng phẩm - mã số: HC – 10 – BM02

3. Giấy đề nghị tổng hợp văn phòng phẩm hàng tháng- mã số: HC – 10 – BM03

4. Sổ cấp phát VPP - mã số: HC – 10 – BM04

5. Giấy đề nghị VPP - mã số: HC – 10 – BM05